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Konferenzsituation

 

Wissenschaftliche Veranstaltungen – die Königsdisziplin

 

Bei Podiumsgesprächen, Konferenzen, Vorträgen und Seminaren entfaltet eine Institution wie das KIT erst ihr volles Potenzial. Hier treffen Meinungen und Fakten aufeinander, hier entstehen neue Forschungsansätze.

 

Tagungen und Konferenzen haben sich in den vergangenen Jahrzehnten zu wichtigen Wirtschaftsfaktoren mit guten Zukunftsperspektiven entwickelt. Sie sind Plattformen für den Wissenstransfer und Erfahrungsaustausch. die Scientific Community gibt sich ein Stelldichein. Das Team Messe, Kongress, Event kümmert sich um die Teilnehmerregistrierung, organisiert ein Conference Dinner, die begleitende Ausstellung und vieles mehr.

 

 

Öffentliche Veranstaltungen – den Dialog pflegen

Eine Universität ist immer geografisch und inhaltlich mit ihrer Stadt und ihrem Umfeld verbunden. Das KIT pflegt den Dialog mit den Karlsruherinnen und Karlsruhern intensiv; die interessierte Öffentlichkeit profitiert vom Know-how auf den Campus.

Das KIT ist kein Elfenbeinturm. Was hier geforscht und gelehrt wird, geben die Wissenschaftler und Studierenden an die Öffentlichkeit weiter. 

Mehrere Veranstaltungen schlagen einen verbindenden Bogen zwischen Öffentlichkeit und KIT. So zieht der Tag der offenen Tür rund 35.000 Besucherinnen und Besucher an, auf der Jahresfeier des KIT kommen über 500 Vertreter aus Politik, Wirtschaft und Wissenschaft in exklusiver Atmosphäre zusammen. Das ZAK | Zentrum für Angewandte Kulturwissenschaft und Studium Generale bietet etwa Veranstaltungen mit renommierten Sprechern zu aktuellen gesellschaftspolitischen Themen. Gleiches gilt für die Reihe populärwissenschaftlicher Vorträge "KIT im Rathaus".

 

 

Events – den menschlichen Aspekt leben

Akademische Feiern, Ehrungen, Mitarbeiter- und Sportevents und viele weitere Aspekte der internen und externen Begegnung benötigen Planung und professionelle Durchführung. Für das Funktionieren einer großen Institution wie dem KIT ist es nötig, dass in eigener Sache professioneller Austausch gepflegt wird. Deshalb wollen auch Präsidiumssitzungen und Gedenkfeiern ebenso professionell vorbereitet sein wie Begutachtungen, Ausstellungen oder die Begrüßung der Erstsemester. Das Team Messe, Kongress, Event kümmert sich auch um diese Vielfalt an Aufgaben.

 

 

Was wir für Sie tun (kostenpflichtige Dienstleistungen)

  • Suche nach geeigneten Veranstaltungsräumen inner- und außerhalb des KIT
  • Genehmigungen
  • Künstlervermittlung
  • Logistische Planung und Umsetzung
  • Einholen von Angeboten
  • Vermittlung bzw. komplette Auftragsabwicklung mit Drittfirmen (Agenturen, Dienstleister für Dekoration, Bühnen, Garderoben, Ton, Licht, Dolmetschertechnik, mobile WC-Anlagen, Projektion, Bestuhlung und Mobiliar, Posterwände)

 

Veranstaltungsdurchführung

  • Catering
  • Beschilderung und Leitsystem
  • Banner und Fahnen
  • Tagungsmappen
  • Namensschilder
  • Koordination der benötigten Infrastruktur (Sicherheit, Strom/Wasser, Parkplätze)
  • Koordination von Umbauten
  • Transporte

 

Gästebetreuung und -unterbringung

  • Transfers
  • Hotelreservierungen
  • Individuelle Hotelbuchung bei kleiner Gästezahl

 

 

Studentenleben auf dem Platz am Forum

 

Events – ein wichtiger Teil des studentischen Lebens

Workshops, (Fachschafts)Tagungen, Vorträge, Feste, O-Phasen-Veranstaltungen, Theater- und Kinovorführungen oder Partys gehören genauso zum studentischen Leben wie das Studieren selbst. Die Zeit am KIT beginnt für die Meisten mit der O-Phase und Ende mit der Absolventenverabschiedung. Dazwischen liegen unendlich viele Angebote an Veranstaltungen von Fachschaften, Hochschulgruppen oder dem AStA am KIT.

 

 

Veranstaltungen genehmigen – der Ablauf

Fast jede Veranstaltung von und für Studierende findet in zentral verwalteten Räumlichkeiten oder auf den Außenflächen des KIT statt. Für die Buchung all diese Räume und Flächen ist ein Antrag nötig, den Sie bei der Hauptabteilung Veranstaltungsmanagement stellen.

Die Genehmigung einer Veranstaltung in drei Schritten:

  • Bitte füllen Sie den Antrag auf Durchführung einer Veranstaltung aus. Sie finden ihn auf der Seite Veranstaltungsmanagement von A bis Z unter A wie Antrag und senden ihn spätestens sechs Wochen vor der Veranstaltung an event∂kit.edu.
  • Nach der vorläufigen Genehmigung erhalten Sie von uns einige Unterlagen, die Sie ausgefüllt an uns zurücksenden. Gegebenenfalls benötigen wir Lagepläne, einen Programmablauf oder eine Genehmigungen des Bauordnungsamts der Stadt Karlsruhe. Diese Unterlagen müssen mindestens drei Wochen vorab vorliegen.
  • Wenn alle Unterlagen vollständig und korrekt sind, wird die endgültige Genehmigung erteilt. Informiert werden zudem die Hörsaalvergabe, die Hörsaalbetreuung, die Campussicherheit und die Werkfeuerwehr.

Ihre direkte Ansprechpartnerin beim Veranstaltungsteam ist Jessica Junker.

 

 

Veranstaltungen vorbereiten und durchführen – die Verwaltung unterstützt Sie

Damit das Organisieren von Events etwas leichter wird, haben wir ebenfalls auf der Seite Veranstaltungsmanagement von A bis Z jede Menge Informationen für Sie zusammengestellt. Tipps und Links gibt es etwa zu den Themen Bestuhlungspläne, Genehmigungen für fliegende Bauten, Veranstaltungskalender, WLAN für Gäste oder das Carnet A. T. A..