Allgemeine Services

PCO-Angebotsportfolio

Alle Bausteine sind einzeln buchbar und können je nach Veranstaltungsformat und Bedarf individuell auf die Bedürfnisse unserer Kundinnen und Kunden zugeschnitten werden. Weitere Dienstleistungen, die nicht in Angebotsportfolio aufgeführt sind, können nach Absprache ebenfalls angeboten werden.

Folgende Angebotsbausteine bieten wir an:

 

  • Projektmanagement
    Wir kümmern uns um die gesamte Veranstaltungsplanung, unterstützen bei der Gesamtkonzeption und erledigen und vermitteln alle notwendigen Verfahren innerhalb des KIT in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen (wie FIMA, EVM, RECHT, DSB, Raumbuchung, etc.), übernehmen die Erstellung eines PSP-Elements und nehmen an den entsprechenden Meetings teil.
     
  • Destinationsmanagement
    Dieser Baustein beinhaltet die Recherche nach passenden Locations und Unterstützung bei der Auswahl von geeigneten Räumlichkeiten. Alles unter Einhaltung der sicherheitsrechtlichen Anforderungen. Dazu kommt die Einholung von Cateringangeboten und Unterstützung bei der Auswahl der eingegangenen Angebote.
     
  • Abstractmanagement
    Diese Dienstleistung beinhaltet die Bereitstellung eines Onlinetools zur Einreichung von Abstracts und das komplette Handling der eingereichten Abstracts
    Im Detail: Verwaltung der Abstracts und der entsprechenden Begutachtung (alles online), Information der Autor*innen über die Annahme oder Ablehnung eines Abstracts und der Art der Präsentation sowie der Kommunikation mit den Einreicher*innen
     
  • Organisation der Technik und Logistikdienstleistungen
    Dazu zählen die Erstellung von Namensschildern im Konferenzlayout, die Koordination der Logistik am Veranstaltungsort sowie die Koordination und Überwachung der gesamten konferenztechnischen Anforderungen der Referenten (Projektionstechnik, Ton, Licht), sowie die Abstimmung mit den Technikdienstleistern am Veranstaltungsort
     
  • Teilnehmer*innenregistrierung
    • KIT ist Veranstalter und es werden Teilnehmergebühren erhoben
      Dieser Service ist für kostenpflichtige Veranstaltungen des KIT verpflichtend. Wir erstellen eine Online-Registrierung für die im Rahmen der Veranstaltung festgelegten Programmpunkte, generieren Registrierungslinks für die Veranstaltungswebseite, bearbeiten eingehende Anmeldungen und sonstige Anfragen, kümmern uns um die Rechnungstellung und erstellen Anmeldelisten für den Veranstalter. All das erfolgt unter Einhaltung der korrekten Besteuerung und der Datenschutzrichtlinien.
    • KIT ist veranstalter und die Teilnahme ist kostenlos
      Bei Veranstaltungen, für die keine Teilnehmergebühren erhoben werden, ist dieser Service kostenpflichtig.
       
  • Hotelunterkünfte und Reiseservice für Speaker*innen und VIPs
    Dieser Punkt beinhaltet die Unterstützung der eingeladenen Speaker*innen und VIPs bei der Reiseplanung und Hotelbuchung.
     
  • Hotelunterkünfte und Reiseservice für Teilnehmer*innen
    Bei Bedarf kümmern wir uns um die Einrichtung von Hotelkontingenten und organisieren Transfers mit Shuttlebussen oder ÖPNV-Tickets zum Veranstaltungsort.
     
  • Marketing
    Das Basispaket Marketing enthält Unterstützung des Veranstalters bei diversen Marketingaktivitäten wie Mailings, Erstellung von Werbematerialien oder Give-aways. Wir arbeiten beim Aufbau der Konferenzwebseite und ggf. Konferenz-App zu. Unterstützen auch bei der Beauftragung und Abstimmung von Key Visual und Trailer mit externen Agenturen. Darüber hinaus kümmern wir uns um die Pflege der Konferenzwebseite und App. (Diese Leistungen werden nach Stundensatz und Aufwand berechnet.)
     
  • Rahmenprogramm
    Zum Rahmenprogramm zählen Konzepterstellung, Suche und Vorstellung geeigneter Räumlichkeiten, Gesamtabwicklung des Abends/des Rahmenprogramms, Koordination des Caterings, der Technik und der Deko, Verpflichtung von Künstler*innen, Transfers und Abrechnung.
     
  • Planung und Durchführung der begleitenden Ausstellung
    Im Falle einer geplanten Ausstellung übernehmen wir die komplette Abwicklung der Fachmesse (inkl. Aufplanung, Koordination der technischen Partner, Möblierung, Standbestätigungen etc.), die Entwicklung von Standpaketen und Zurverfügungstellung einer entsprechenden Buchungsplattform sowie die Überwachung der Auf- und Abbaus.
     
  • Kongressbüro
    Wir richten den Kongresscounter am Veranstaltungsort ein und stellen Personal dafür zur Verfügung. Die Betreuung des Counters während der Veranstaltung (wird nach Aufwand berechnet): Arbeitspakete dafür sind Ausgabe der Tagungsunterlagen, Namenschilder, Registrierung vor Ort und Gästeservice
     
  • Virtuelle Konferenzelemente
     
    • Projektmanagement
      Beinhaltet Aufgaben analog zum Baustein Projektmanagement für analoge Veranstaltungen, aber auch den Aufbau einer virtuellen Konferenz über Zoom oder einen anderen Anbieter, Beratung der Speaker*innen zur technischen Umsetzung und Koordination der entsprechenden Dienstleister.
       
    • Unterstützung während einer virtuellen Veranstaltung
      Wir fungieren als technische Moderation und spielen vorproduzierte Inhalte ein, sind wir für das Einrichten und die (techn.) Betreuung von Breakout-Rooms zuständig, bieten einen Support-Raum bei technischen Problemen und unterstützen bei der Verbreitung und Archivierung der Inhalte.

 

Bei Interesse erläutern wir Ihnen gerne die Bausteine im Detail und erstellen auf dieser Basis ein individuelles Angebot.